Productividad Personal 3: Prioridades en un sistema de tareas

Uno de los mayores más comunes de los sistemas de tareas es, precisamente, que son sistemas de tareas.

Este artículo sobre una IA que apoyará en la toma de decisiones políticas, nos da la clave de algo que llevo comprobando año tras año. La unidad de trabajo no debe ser la tarea.

¿Cual debe ser la unidad?

Ahora llegamos a ello, pero dejadme que profundice un poco en el problema que supone poner las tareas como unidad de trabajo, diversos sistemas como GTD se basan en recopilar, apuntar y gestionar tareas, como si eso fuera lo que sucede en el mundo real.. y no, no es así.

La disonancia entre método y realidad es de tal calado, que en una amplia mayoría de los casos el castillo de naipes se viene abajo al primer impacto de calado en el calendario. Un simple dia donde todo fué mal y al traste con la planificación.

La causa, en mi experiencia, es la siguiente: apuntamos las tareas, creamos contextos (o se supone que lo hacemos), asignamos prioridades de tareas, y, sobre papel, revisamos estas tareas, prioridades y contextos regularmente… pero esto no ocurre.

El tormento de Tántalo

“Y tanto fué el Tántalo a la fuente que al final se rompe” no no es broma, xD esta referencia no es más que la constatación de que nuestra realidad es tan compleja, que acabamos acumulando tareas… ¿solución de los métodos tradicionales? eliminalas …. meeeeeec.

Resulta que eliminarlas arregla el problema … respecto al sistema de tareas, pero es como curar una rozadura del zapato con una recortada, el sistema deja de reflejar la realidad y o bien rebajamos nuestras expectativas en consecuencia, lo cual es un WTF en toda regla, bien entramos en un bucle en el que no todo está en el sistema, lo que nos obliga a más desvíos, tareas que “nos sobrevienen” por falta de previsión, y de ahí, el fracaso más absoluto.

Raúl, pero GTD propugna qu se ponga “toro, toro y toro”.

Claro, y la sociedad moderna propugna un equilibrio social justo entre individuos, pero sobre el papel todo funciona siempre. Luego entra en juego la naturaleza humana y todo se va al carajo.

Resulta que GTD, por más que sea lo más próximo a la realidad, es incompleto, busca “hacer las cosas”, pero no sirve para seleccionar que debe hacerse, por qué debe hacerse, para qué debe hacerse, y es cero tolerante a obstáculos cuando el número de tareas realmente refleja la realidad de alguien con verdaderas inquietudes.

Por otro lado, GTD no tome en cuenta el marco temporal más allá de los deadlines, de hecho desaconseja los marcos temporales, con lo que difícilmente podremos planificar nuestras acciones de forma estratégica a medio o largo plazo. “Planifique usted las cosechas usando como referencia tres tiradas de dados, a ver que tal les va”.

Algo tan simple como dedicar dos veces en semana tres horas a estudiar un idioma, no encaja de forma natural, mucho menos adecentar el trastero una vez al año. Y una vez que GTD no refleja la realidad, empiezan los problemas, las ñapas, los desvíos, las frustraciones, y el abandono de todo sistema de gestión.

Y ya no hablemos de prioridades variables, dependiendo del momento será necesario aportar más esfuerzo en un frente, y menos en otro, incluso puede que haya cuestiones que tengan que ser pospuestas durante los primeros seis meses del nacimiento de nuestro hijo. Para cuando volvamos a la actividad, directamente tiraremos la toalla. Nuevamente, los sistemas de tareas no estan preparados para esto.

Os preguntareis … ¿Y los sistemas de gestión de proyectos? Más de lo mismo, se basan en gestionar proyectos, no en ayudar las personas a cumplir sus objetivos, puede usted mandarlos directamente a la papelera de reciclaje, y vaciarla a continuación.

Prioridades, prioridades, prioridades

Os va a parecer de absoluto perogrullo, pero lo que propugno es sencillo, el principio de todo, son tus prioridades, pero no de un modo abstractas, sino identificadas, definidas, sopesadas y calculadas..

Tal cual, empezando por categorías generales como Salud, Social, Monetario y colgando bajo estas proyectos concretos, con objetivos concretos (sean a corto, medio o largo plazo).

Dentro de estos proyectos, es donde deben situarse tareas, tanto puntuales, como recurrentes, otra de las cuestiones que se suele incorporar como “secundario”, cuando la recurrencia – y por tanto los hábitos – deberían ser el centro de nuestro dia a dia.

Prioridades, Proyectos Concretos, Tareas Recurrentes y Tareas Puntuales, en ese orden.

Prioridades dinámicamente variables.

Nuestro sistema, debe ser capaz, en consecuencia, de lidiar con cualesquiera cambios de prioridad y contexto , de forma dinámica, proponiendo automáticamente la forma eficaz de solventar la cuestión, lo cual es inviable a mano, mucho menos basándonos en un cerebro que no suele ser demasiado bueno ayudándonos con estrategias que no presentan recomensa inmediata.

Aquí es donde entra en juego el famoso sistema de tareas que, con la inclusión en mente, llevo diseñando varios meses (y que he mostrado, al menos en parte, desde mi cuenta de Instagram). Pretendo convertirlo en un sistema plenamente funcional en este 2021.

¿Os interesa que os cuente más sobre el sistema en sí.?¿Queréis forma parte del equipo de testers con acceso a algún tipo de ventaja cuando esto llegue a la fase comercial?, decidme en los comentarios.

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Sobre las traducciones

Por el momento me he visto obligado a detener la traducción del contenido, apenas doy abasto a escribirlo (que es mi objetivo, ya que son mis apuntes de estudio), por lo que no parece tener sentido mantener activas unas traducciones que no doy abasto a crear.

En caso de que más adelante el flujo de caja me lo permita, es mi intención contratar servicios de traducción y editores que realicen la tarea, pero por ahora lo dejo desactivado.

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